Contoh Minutes of Meeting (MoM)

Rapat dalam pekerjaan dapat dilakukan secara formal atau informal, tergantung pada kebijakan dan kondisi perusahaan. Berikut ini beberapa panduan untuk menulis risalah rapat atau of () yang profesional.

Langkah-langkah Mencatat MoM :

  1. Pelajari agenda rapat, risalah rapat yang lalu (yang berhubungan), dan dokumen-dokumen lain yang akan dirapatkan. Jika perlu, gunakan alat perekam untuk memastikan keakurasian catatan anda.
  2. Duduklah di samping pemimpin rapat agar anda dapat dengan mudah memperoleh penjelasan atau bantuan saat rapat berlangsung.
  3. Tuliskan “Risalah Rapat dari XXX (nama perusahaan atau rapat yang jelas).
  4. Tuliskan dengan jelas tanggal, waktu, dan tempat diadakannya rapat.
  5. Edarkan selembar kertas berisi tanda hadir ke seluruh peserta. (Lembaran ini juga berguna untuk mengetahui nama-nama peserta rapat yang memberikan masukan pada waktu rapat.)
  6. Anda juga perlu mencatat nama-nama peserta rapat yang datang terlambat, lebih awal, atau tepat waktu. Hal ini mungkin diperlukan untuk memberikan masukan singkat pada peserta rapat yang terlambat jika ada yang mereka lewatkan.
  7. Tuliskan point-point rapat sesuai dengan urutan point-point yang dibicarakan. Misalnya jika item no.8 pada agenda dibicarakan lebih dahulu sebelum item no.2, maka catatlah item no.8 terlebih dahulu.
  8. Catatlah masukan yang dimuat dan nama-nama orang yang mencetuskannya.
  9. Catatlah apakah sebuah masukan diterima atau ditolak, dan bagaimana prosesnya dilakukan (apakah dengan voting, atau metode lain?). Juga perlu dimasukkan dalam catatan jika masukan itu diterima secara bulat. Untuk rapat yang tidak terlalu besar, catatlah nama-nama peserta yang menyetuji, tidak menyetujui dan abstain.
  10. Pusatkan perhatikan anda pada tindakan yang akan dilakukan oleh para pserta rapat. Hindari untuk menulis segala hal dalam rapat secara terlalu detail.

Tips:

  • Topik yang tidak relevan dengan masalah yang sedang dibicarakan dalam rapat tidak perlu ditulis.
  • Jika ada hal yang perlu ditanyakan, maka tanyakanlah pada pemimpin rapat atau executive officer, bukan pada peserta rapat.
  • Orang yang mencatat MoM tidak terlibat dalam diskusi rapat.

Hal yang perlu diingat pada saat Menulis MoM :

  1. Tuliskanlah kembali MoM segera setelah rapat selesai, saat ingatan anda tentang rapat itu masih segar.
  2. Gunakan format yang digunakan pada rapat sebelumnya.
  3. Untuk point-point yang telah diselesaikan, gunakan awalan sebagai berikut: “Telah diselesaikan…”
  4. Gunakan lampiran untuk laporan, tambahan penjelasan, atau materi rapat lain.
  5. Tuliskanlah “Ditulis oleh” dan kemudian tanda tangani dan beri nama dan tanggal penulisan MoM itu.
  6. Jika anda mempunyai buku catatan MoM, maka simpanlah MoM yang anda buat secara kronologis. Artinya letakkan MoM yang baru dibuat pada bagian depan.

Tips:

  • Tuliskan MoM anda secara singkat dan akurat, dan jangan tuliskan opini atau hal yang bersifat subjektif.
  • Usahakan untuk menangkap dan mengkomunikasikan tindakan penting yang akan dilakukan, pada semua jenis rapat yang Anda ikuti.
Berikut ini adalah contoh MoM dalam bahasa inggris yang benar:

 

 

Leave a comment

0 Comments.

Leave a Reply


[ Ctrl + Enter ]

*