Notulen Rapat beserta Contohnya

Pengertian Notulen Rapat

Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, padat, sistematis, dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang. Notulen sendiri sebenarnya memiliki fungsi yang sangat penting dalam kegiatan rapat,

Fungsi Notulen

karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen :

•              Notulen digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.

•              Notulen digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat. Selain itu juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.

Pihak yang Membuat Notulen

Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang bertugas mencatatnya adalah notulis. Dalam pemilihan notulis harus memperhatikan aspek kemampuan, karena notulis harus dapat menangkap dengan jelas dan rinci tentang apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Isi pokok dari Notulen

Notulen setidaknya berisi:

•              Tujuan kegiatan

•              Pokok pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan

•              Saran dan keputusan dalam kegiatan

•              Waktu pelaksanaan

•              Seluruh pihak yang dimungkinkan hadir dalam kegiatan.

Susunan Notulen

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga supaya notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa                            tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

  1. Nama atau tema yang akan dibahas
  2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  4. Tempat pelaksanaan acara
  5. Acara saat berlangsung
  6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis, dan Peserta

Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada hal yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistematika penulisan notulen adalah sebagai berikut:

•              Kata pembukaan

•              Pembahasan

•              Pembacaan Keputusan dari Hasil

•              Waktu (Jam) penutupan

Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya di bagian akhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika bagian akhir notulen adalah sebagai berikut :

•              Nama Jabatan

•              Tanda tangan

•              Nama pejabat, pangkat, dan NIP

Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah contoh dari Notulen Rapat kosong :

dan berikut adalah contoh notulen rapat yang sudah terisi :

Undangan Rapat Konsultasi Penyusunan RKA-KL

Perubahan yang mendasar dari sistem penganggaran sebagaimana diamanatkan Undang-Undang No. 17 tahun 2003 pasal 14 antara lain adalah berlakunya sistem penganggaran yang baru bagi kementrian negara/lembaga. Oalam sistem penganggaran yang baru bagi kementrian negara/lembaga diwajibkan untuk mengakomodasikan tiga komponen sistem penganggaran yang baru yaitu: penganggaran terpadu, penganggaran dalam kerangka pengeluaran jangka menengah dan penganggaran berbasis kinerja ke dalam dokumen RKA-KL.

Dleh karena itu, diperlukan konsolidasi dalam perencanaan yang berdasarkan fakta dan prioritas dalam pengendalian penyakit dan penyehatan lingkungan, sehingga permasalahan yang ada dapat diatasi secara lebih terintegrasi dan simultan baik lintas program, lintas sektor, maupun lintas wilayah administratif. (more…)