Contoh

Purchase Order (PO) merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan oleh perusahaan pemasok (vendor) setelah terjadinya kesepakatan berdasarkan Quotation. Keberadaan surat ini dirasa sangat penting karena berisikan komitmen dari pelanggan. Jika misalnya terjadi penyangkalan oleh pelanggan di kemudian hari pada saat pihak pemasok telah mengantarkan barang atau menyelesaikan perihal tanggungan jasa, maka PO dapat menjadi bukti penguat.

Pada saat kita melakukan order atau pemesanan kepada suatu perusahaan rekanan atau supplier, maka sudah pasti kita akan diminta untuk mengirimkan surat Puchase Order (PO) baik melalui email, fax, ataupun pos. Selain digunakan untuk mengetahui secara detail item barang apa saja yang dipesan, PO juga digunakan untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam memproduksi atau memproses pesanan. PO juga akan berfungsi sebagai arsip file dan dan bukti transaksi laporan keuangan pada bagian keuangan atau pembukuan (accounting).

PO didalamnya merinci tentang informasi pemesanan dari perusahaan kepada vendor atau pemasok (nomor PO, tanggal, nama vendor, alamat vendor, dan data primer lainnya), serta tentang tahapan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.Di dalam PO juga harus tercantum dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang kita pesan, dan spesifikasi atau permintaan khusus (jika ada). Nomer PO biasanya berguna ketiak pihak vendor maupun perusahaan rekanan ingin melakukan tracking (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order ini apabila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah terkait dengan pesanan.

Berikut kami tampilkan contoh surat Purchase Order:

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PT. CERDAS BERKARYA

Jl. Sultan Hasanuddin 233 J Surabaya

Telp/Fax. 031 – 5041***

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PURCHASE ORDER

No. 8736/PO/BD/I/2015

Surabaya, 7 Juni 2015

 

Kepada Yth.

PT. TALENTA SOLUSINDO

Jl. Mayjen Panjaitan 87 Malang

Tel / Fax. 0341 – 457***

 

Dengan hormat,

Berikut ini kami kirimkan daftar order pesanan kami:

NO	DESKRIPSI	QTY	HARGA/PC	JUMLAH	KETERANGAN
1.	Pensil 2B Merk “X”	2000	Rp 2.900	Rp 5.800.000,-	-
2.	Penghapus Pensil Merk “Y” ukuran 2x5x1 cm	1000	Rp 1.500	Rp 1.500.000,-	-
3.	Stabillo Merk “Z” warna random	100	Rp 3.000	Rp 300.000,-	-

 

NOTICE:

——- DELIVERY TIME : 7 hari sejak PO diterima ———-

——- PAYMENT : 50% DEPOSIT (REST PAYMENT WHEN ALL ORDER READY TO DELIVER) ——–

——- QUALITY : PASSED QUALITY BY OUR QC WILL APPROVED ——-

 

Mohon untuk segera mengirimkan konfirmasi order beserta invoice agar kami dapat segera melakukan pembayaran deposit.

Apabila ada pertanyaan atau membutuhkan keterangan lebih lanjut mengenai Purchase Order ini, mohon untuk menghubungi Bapak Suwando di bagian Purchase Dept.

Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.

 

PT. CERDAS BERKARYA

PURCHASE DEPT.

 

Bp. Suwando

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++