Contoh Surat Pemberitahuan Resmi

Surat Pemberitahuan Resmi adalah surat pemberitahuan yang keabsahannya secara hukum dapat dipertanggungjawabkan. Jenis surat ini bukan hanya dikeluarkan oleh pemerintah tapi juga dapat dikeluarkan oleh pihak swasta, seperti perusahaan, instansi, atau organisasi tertentu tentang pemberitahuan penerimaan pegawai (recruitment), atau surat pemberitahuan hasil (laba) usaha tahunan yang terkadang di umumkan kepada publik di media surat kabar.
Ciri-ciri dari surat pemberitahuan resmi yang benar adalah:
1. Memiliki kop (kepala) surat
2. Memiliki nomor pengarsipan
3. Harus ditanda-tangani dan di bubuhi stempel instansi, organisasi, atau perusahaan
4. Harus mencantumkan tanggal pembuatan dan tanggal batas berlakunya pemberitahuan
5. Surat asli di simpan di arsip instansi, organisasi, atau perusahaan. Surat yang ditempelkan atau dimediakan adalah salinannya.
Isi atau konten dari surat pemberitahuan resmi bisa tentang perihal apa saja, asalkan sifatnya berupa informasi atau pemberitahuan. Aturan mengenai bentuknya juga tidak ada yang baku dan formal, murni tergantung pada pembuatnya. Namun, biasanya demi kebutuhan pengarsipan, surat pemberitahuan yang akan diarsipkan harus memenuhi standar surat resmi.

Meskipun penggunaan surat kini sudah jarang digunakan dalam hal pribadi, karena sudah ada pesan singkat melalui ponsel. Namun untuk kegiatan yang bersifat formal, seperti sekolah, kerjasama bisnis antar perusahaan pastinya menggunakan surat resmi karena jika hanya menggunakan pesan singkat  akan dianggap tidak sopan dan tidak profesional. Jadi, penggunaan surat resmi lebih diutamakan dalam kegiatan atau aktivitas yang bersifat formal.
Suatu kondisi misalnya disaat kita harus membuat sebuah surat resmi ketika saat pihak organisasi suatu perusahaan ingin mengundang pertemuan atau rapat dengan beberapa perusahaan lain. Pastinya surat dengan topik tertentu ini akan sangat bermanfaat bagi si penerima surat tersebut untuk mengetahui dan memahami kegiatan apa yang ingin dilakukan. Serta melakukan pertimbangan apakah akan menerima pertemuan tersebut.
Berikut salah satu Contoh Surat Pemberitahuan Resmi:

=================================================================================================== PT. MENTARI TIMUR

Jln. Mayjen Panjaitan No.125 Surabaya

Telp: (031) 488xxx

——————————————————————————————————————————————————————-

No : 791/SU/XII/2014                                                                                             01 Desember 2014
Hal : pemberitahuan

Yth. Seluruh pelanggan PT. MENTARI TIMUR
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan tutup buku tahun 2014, kami mengundang para Rekanan PT. MENTARI TIMUR untuk ikut serta dalam acara Tahun baru bersama. Acara ini akan berlangsung pada hari Rabu 31 Desember 2014.
Adapun acaranya adalah sebagai berikut:
1. Laporan ketua pelaksana
2. Sambutan Presiden komisaris PT. MENTARI TIMUR
3. Sekilas tentang perkembangan produk PT. MENTARI TIMUR
4. Perkenalan produk terbaru
5. Hiburan dan pembagian Doorprize
6. Ramah tamah
Demikian, apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas silahkan hubungi kami di nomor (031) 488xxx atau e-mail: mentari_timur@yahoo.com

Hormat kami,

Timur Buwana

Direktur

======================================================================================