Definisi, Komponen, dan Contoh Form Purchase order (PO)

Purchase Order (PO) merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan oleh perusahaan pemasok (vendor) setelah terjadinya kesepakatan berdasarkan Quotation. Keberadaan surat ini dirasa sangat penting karena berisikan komitmen dari pelanggan. Jika misalnya terjadi penyangkalan oleh pelanggan di kemudian hari pada saat pihak pemasok telah mengantarkan barang atau menyelesaikan perihal tanggungan jasa, maka PO dapat menjadi bukti penguat.

Pada saat kita melakukan order atau pemesanan kepada suatu perusahaan rekanan atau supplier, maka sudah pasti kita akan diminta untuk mengirimkan surat Puchase Order (PO) baik melalui email, fax, ataupun pos. Selain digunakan untuk mengetahui secara detail item barang apa saja yang dipesan, PO juga digunakan untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam memproduksi atau memproses pesanan. PO juga akan berfungsi sebagai arsip file dan dan bukti transaksi laporan keuangan pada bagian keuangan atau pembukuan (accounting).

PO didalamnya merinci tentang informasi pemesanan dari perusahaan kepada vendor atau pemasok (nomor PO, tanggal, nama vendor, alamat vendor, dan data primer lainnya), serta tentang tahapan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.Di dalam PO juga harus tercantum dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang kita pesan, dan spesifikasi atau permintaan khusus (jika ada). Nomer PO biasanya berguna ketiak pihak vendor maupun perusahaan rekanan ingin melakukan tracking (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order ini apabila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah terkait dengan pesanan.

Berikut kami tampilkan contoh surat Purchase Order:

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PT. CERDAS BERKARYA

Jl. Sultan Hasanuddin 233 J Surabaya

Telp/Fax. 031 – 5041***

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PURCHASE ORDER

No. 8736/PO/BD/I/2015

Surabaya, 7 Juni 2015

 

Kepada Yth.

PT. TALENTA SOLUSINDO

Jl. Mayjen Panjaitan 87 Malang

Tel / Fax. 0341 – 457***

 

Dengan hormat,

Berikut ini kami kirimkan daftar order pesanan kami:

NO

DESKRIPSI

QTY

HARGA/PC

JUMLAH

KETERANGAN

1. Pensil 2B Merk “X” 2000 Rp 2.900 Rp 5.800.000,-

-

2. Penghapus Pensil Merk “Y” ukuran 2x5x1 cm 1000 Rp 1.500 Rp 1.500.000,-

-

3. Stabillo Merk “Z” warna random 100 Rp 3.000 Rp 300.000,-

-

 

NOTICE:

——- DELIVERY TIME : 7 hari sejak PO diterima ———-

——- PAYMENT : 50% DEPOSIT (REST PAYMENT WHEN ALL ORDER READY TO DELIVER) ——–

——- QUALITY : PASSED QUALITY BY OUR QC WILL APPROVED ——-

 

Mohon untuk segera mengirimkan konfirmasi order beserta invoice agar kami dapat segera melakukan pembayaran deposit.

Apabila ada pertanyaan atau membutuhkan keterangan lebih lanjut mengenai Purchase Order ini, mohon untuk menghubungi Bapak Suwando di bagian Purchase Dept.

Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.

 

PT. CERDAS BERKARYA

PURCHASE DEPT.

 

Bp. Suwando

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Contoh Formulir Purchase Order (PO)

Purchase order atau yang lebih dikenal dengank PO merupakan salah satu jenis surat binis yang sering kita temui dalam usaha jual-beli. Saat pembeli melakukan order atau pemesanan kepada perusahaan rekanan atau supplier, pihak penjual atau supplier pasti akan diminta untuk mengirimkan Surat PO baik via fax, email, maupun pos. Surat ini selanjutnya akan digunakan oleh pihak supplier untuk mengetahui secara detail barang-barang apa saja yang di pesan oleh pembeli. PO juga berguna untuk mengatasi kesalahan dalam produksi pesanan. Selain itu, Surat PO juga dapat digunakan bagi kedua pihak (pembeli dan penjual) sebagai file data bagian accounting/keuangan/pembukuan. Surat Purchase Order juga dapat dijadikan bukti transaksi laporan keuangan perusahaan.

Di dalam Purchase Order harus memuat dengan jelas tentang rincian jenis barang yang dipesan oleh pembeli, jumlah yang di pesan, spesifikasi/permintaan khusus (jika ada), tanggal pengiriman, serta yang terpenting adalah harus mencantumkan nomer PO. Nomer PO sangat penting karena berguna pada saat melakukan track (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order dikemudian hari jika terjadi kekeliruan ataupun masalah.

(more…)