Definisi, Komponen, dan Contoh Form Purchase order (PO)

Purchase Order (PO) merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan oleh perusahaan pemasok (vendor) setelah terjadinya kesepakatan berdasarkan Quotation. Keberadaan surat ini dirasa sangat penting karena berisikan komitmen dari pelanggan. Jika misalnya terjadi penyangkalan oleh pelanggan di kemudian hari pada saat pihak pemasok telah mengantarkan barang atau menyelesaikan perihal tanggungan jasa, maka PO dapat menjadi bukti penguat.

Pada saat kita melakukan order atau pemesanan kepada suatu perusahaan rekanan atau supplier, maka sudah pasti kita akan diminta untuk mengirimkan surat Puchase Order (PO) baik melalui email, fax, ataupun pos. Selain digunakan untuk mengetahui secara detail item barang apa saja yang dipesan, PO juga digunakan untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam memproduksi atau memproses pesanan. PO juga akan berfungsi sebagai arsip file dan dan bukti transaksi laporan keuangan pada bagian keuangan atau pembukuan (accounting).

PO didalamnya merinci tentang informasi pemesanan dari perusahaan kepada vendor atau pemasok (nomor PO, tanggal, nama vendor, alamat vendor, dan data primer lainnya), serta tentang tahapan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.Di dalam PO juga harus tercantum dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang kita pesan, dan spesifikasi atau permintaan khusus (jika ada). Nomer PO biasanya berguna ketiak pihak vendor maupun perusahaan rekanan ingin melakukan tracking (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order ini apabila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah terkait dengan pesanan.

Berikut kami tampilkan contoh surat Purchase Order:

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PT. CERDAS BERKARYA

Jl. Sultan Hasanuddin 233 J Surabaya

Telp/Fax. 031 – 5041***

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PURCHASE ORDER

No. 8736/PO/BD/I/2015

Surabaya, 7 Juni 2015

 

Kepada Yth.

PT. TALENTA SOLUSINDO

Jl. Mayjen Panjaitan 87 Malang

Tel / Fax. 0341 – 457***

 

Dengan hormat,

Berikut ini kami kirimkan daftar order pesanan kami:

NO

DESKRIPSI

QTY

HARGA/PC

JUMLAH

KETERANGAN

1. Pensil 2B Merk “X” 2000 Rp 2.900 Rp 5.800.000,-

-

2. Penghapus Pensil Merk “Y” ukuran 2x5x1 cm 1000 Rp 1.500 Rp 1.500.000,-

-

3. Stabillo Merk “Z” warna random 100 Rp 3.000 Rp 300.000,-

-

 

NOTICE:

——- DELIVERY TIME : 7 hari sejak PO diterima ———-

——- PAYMENT : 50% DEPOSIT (REST PAYMENT WHEN ALL ORDER READY TO DELIVER) ——–

——- QUALITY : PASSED QUALITY BY OUR QC WILL APPROVED ——-

 

Mohon untuk segera mengirimkan konfirmasi order beserta invoice agar kami dapat segera melakukan pembayaran deposit.

Apabila ada pertanyaan atau membutuhkan keterangan lebih lanjut mengenai Purchase Order ini, mohon untuk menghubungi Bapak Suwando di bagian Purchase Dept.

Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.

 

PT. CERDAS BERKARYA

PURCHASE DEPT.

 

Bp. Suwando

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Seluk Beluk Letter of Intent (LOI) besrta Contohnya

Definisi Letter of Intent (LoI)

Letter of Intent adalah  suatu surat resmi dalam bisnis, secara hukum kedudukannya tidak mengikat bagi para pihak yang tersebut didalamnya, dibuat oleh seorang pemilik bisnis, pengusaha, atau perusahaan, untuk menyampaikan ketertarikan, keinginan, niat, minat, atau maksud bisnis secara serius, rinci, ringkas dan jelas, tindak lanjut serta transaksi apa yang akan dijalankan, dan kemampuan untuk melaksanakannya, kepada pemilik bisnis, pengusaha, atau perusahaan lain.

LOI pada dasarnya tidak dikenal dalam hukum konvensional di Indonesia.Namun pada prakteknya, khususnya di bidang komersial, LoI sering digunakan oleh pihak-pihak terkait.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dipahami bahwa LoI mencakup hal-hal sebagai berikut:

  1. LoI merupakan pendahuluan perikatan (landasan kepastian)
  2. Konten atau isi materi dari LoI hanya memuat hal-hal yang pokok-pokok saja
  3. LoI memiliki tenggang waktu, dengan kata lain hanya bersifat sementara,
  4. LoI biasanya tidak dibuat secara formal serta tidak mengisyaratkan kewajiban yang memaksa untuk dibuatnya kontrak atau perjanjian terperinci.

Kekuatan Hukum antara LoI dan Perjanjian

LOI adalah dokumen resmi bisnis yang pada dasrnya tidak mengikat secara hukum, dan tidak bisa diterapkan atau dipaksakan secara hukum. LOI bukan suatu persetujuan kontrak (contract agreement) yang kemudian mengikat para pihak dan memiliki kekuatan hukum. LOI hanya suatu dokumen resmi bisnis yang menyatakan adanya niat atau minat serius pengusaha untuk melaksanakan kegiatan usaha tertentu.

LOI menyerupai persetujuan kontrak tertulis, tapi biasanya tidak mengikat para pihak secara keseluruhan. Ketentuan dalam LOI yang kemudian mengikat antara lain; seperti persetujuan tak-mengungkapkan (non-disclosure agreement), persetujuan untuk bernegosiasi dengan maksud baik, atau perihal yang menjanjikan penyediaan hak eksklusif untuk bernegosiasi.

Pada dasarnya, LOI belumlah melahirkan suatu Hubungan Hukum karena LOI baru merupakan persetujuan prinsip yang kemudian dituangkan secara tertulis, artinya LOI yang diwujudkan secara tertulis baru menciptakan suatu awal yang kemudian menjadi landasan penyusunan dalam melakukan hubungan hukum/perjanjian.

Kekuatan mengikat dan memaksa LOI pada dasarnya sama halnya dengan perjanjian itu sendiri. Walaupun secara khusus tidak ada pengaturan yang baku tentang LOI dan materi muatan LOI itu diserahkan kepada para pihak yang berkaitan dengan pembuatannya.

Di samping itu, walaupun LOI merupakan perjanjian pendahuluan,bukan berarti LOI tersebut tidak mempunyai kekuatan mengikat dan memaksa bagi para pihak untuk mentaatinya dan/atau melaksanakannya.

Terkadang, suatu perjanjian diberi nama LOI. Artinya, penamaan dokumen tersebut tidak sesuai dengan isi atau konten dari dokumen tersebut. Sehingga LOI tersebut memiliki kekuatan hukum mengikat sebagaimana perjanjian.

Dalam hal suatu LOI telah dibuat secara sah, memenuhi syarat-syarat sahnya perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1320 KUHPerdata, maka kedudukan dan/atau keberlakuan LOI bagi para pihak dapat disamakan dengan sebuah undang-undang yang memiliki kekuatan mengikat dan memaksa. Tentu saja pengikat itu hanya menyangkut dan sebatas pada hal-hal pokok yang tercatat dalam LOI.

Berdasarkan hal tersebut diatas, bahwa LOI dapat mengikat para pihak, apabila content/isi dari LOI itu sendiri telah memenuhi unsur perjanjian sebagaimana telah diuraikan di atas, dan bukan sebagai pendahuluan sebelum membuat perjanjian, sebagaimana maksud pembuatan LOI sebenarnya.

Berikut Adalah Contoh dari LoI (Letter of Intent) :

Notulen Rapat beserta Contohnya

Pengertian Notulen Rapat

Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, padat, sistematis, dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang. Notulen sendiri sebenarnya memiliki fungsi yang sangat penting dalam kegiatan rapat,

Fungsi Notulen

karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen :

  • Notulen digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.
  • Notulen digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat. Selain itu juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat. (more…)

Contoh Copy Asli Bill Of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) adalah surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Banyak istilah yang hamper sama dengan B/L seperti Railway Consignmnet Note untuk pengangkutan menggunakan kereta api, AirWaybill untuk pengangkutan dengan pesawat udara, dan sebagainya.

Dalam bahasa Indonesia B/L sering disebut konosemen, yaitu merupakan salah satu dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat pengamanan atau jaminan. B/L asli menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa B/L seseorang atau pihak lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang disebutkan di dalam B/L. Dikarena fungsinya yang sangat fital tersebut, maka bill of lading harus dibuat dengan benar agar tidak terjadi masalah dalam pengeluaran barang. (more…)

Definisi Beserta Contoh Addendum Kontrak

Adendum adalah istilah hukum yang lazim disebut dalam suatu pembuatan kontrak atau perjanjian. Jika dilihat dari arti katanya, addendum berarti lampiran, suplemen, atau tambahan.

Pengertian Addendum dalam kontrak atau surat perjanjian diartikan sebagai tambahan klausula atau pasal yang terpisah secara fisik dari perjanjian pokok namun secara hukum melekat pada perjanjian pokok tersebut.  Menurut Frans Satriyo Wicaksono, SH. dalam bukunya “Panduan Lengkap Membuat Surat-Surat Kontrak” disebutkan bahwa jika pada saat kontrak berlangsung ternyata terdapat hal-hal yang belum dimasukkan ke dalam kontrak tersebut, maka dapat dilakukan musyawarah untuk suatu kemufakatan akan hal-hal yang belum diatur tersebut. Untuk itu ketentuan atau perihalyang belum diatur tersebut harus disertakan dalam bentuk tertulis sama seperti kontrak yang telah dibuat. Pengaturan ini umumnya disebut dengan addendum atau amandemen klausula. Addendum biasanya dicantumkan pada bagian akhir dari suatu perjanjian pokok. Hingga saat ini, belum ada alasan yang pasti mengapa cara addendum lebih menjadi pilihan daripada merubah perjanjian atau membuat perjanjian baru untuk suatu penambahan isi dari suatu perjanjian. Namun Addendum diduga dipilih karena alas an praktisan dan lebih menghemat waktu serta biaya. (more…)