Kumpulan: Dokumen

Konsep dokumen telah didefinisikan sebagai “indikasi konkret atau simbolis, diawetkan atau direkam, untuk merekonstruksi atau untuk membuktikan fenomena, baik fisik maupun mental” (Briet, 1951, 7; dikutip dalam Buckland, 1991). Dokumen adalah segala hal yang dapat diawetkan atau direpresentasi dalam rangka untuk dijadikan sebagai bukti dengan tujuan-tujuan tertentu.

Definisi, Komponen, dan Contoh Form Purchase order (PO)

Purchase Order (PO) merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan oleh perusahaan pemasok (vendor) setelah terjadinya kesepakatan berdasarkan Quotation. Keberadaan surat ini dirasa sangat penting karena berisikan komitmen dari pelanggan. Jika misalnya terjadi penyangkalan oleh pelanggan di kemudian hari pada saat pihak pemasok telah mengantarkan barang atau menyelesaikan perihal tanggungan jasa, maka PO dapat menjadi bukti penguat.

Pada saat kita melakukan order atau pemesanan kepada suatu perusahaan rekanan atau supplier, maka sudah pasti kita akan diminta untuk mengirimkan surat Puchase Order (PO) baik melalui email, fax, ataupun pos. Selain digunakan untuk mengetahui secara detail item barang apa saja yang dipesan, PO juga digunakan untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam memproduksi atau memproses pesanan. PO juga akan berfungsi sebagai arsip file dan dan bukti transaksi laporan keuangan pada bagian keuangan atau pembukuan (accounting).

PO didalamnya merinci tentang informasi pemesanan dari perusahaan kepada vendor atau pemasok (nomor PO, tanggal, nama vendor, alamat vendor, dan data primer lainnya), serta tentang tahapan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.Di dalam PO juga harus tercantum dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang kita pesan, dan spesifikasi atau permintaan khusus (jika ada). Nomer PO biasanya berguna ketiak pihak vendor maupun perusahaan rekanan ingin melakukan tracking (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order ini apabila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah terkait dengan pesanan.

Berikut kami tampilkan contoh surat Purchase Order:

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PT. CERDAS BERKARYA

Jl. Sultan Hasanuddin 233 J Surabaya

Telp/Fax. 031 – 5041***

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

PURCHASE ORDER

No. 8736/PO/BD/I/2015

Surabaya, 7 Juni 2015

 

Kepada Yth.

PT. TALENTA SOLUSINDO

Jl. Mayjen Panjaitan 87 Malang

Tel / Fax. 0341 – 457***

 

Dengan hormat,

Berikut ini kami kirimkan daftar order pesanan kami:

NO

DESKRIPSI

QTY

HARGA/PC

JUMLAH

KETERANGAN

1. Pensil 2B Merk “X” 2000 Rp 2.900 Rp 5.800.000,-

-

2. Penghapus Pensil Merk “Y” ukuran 2x5x1 cm 1000 Rp 1.500 Rp 1.500.000,-

-

3. Stabillo Merk “Z” warna random 100 Rp 3.000 Rp 300.000,-

-

 

NOTICE:

——- DELIVERY TIME : 7 hari sejak PO diterima ———-

——- PAYMENT : 50% DEPOSIT (REST PAYMENT WHEN ALL ORDER READY TO DELIVER) ——–

——- QUALITY : PASSED QUALITY BY OUR QC WILL APPROVED ——-

 

Mohon untuk segera mengirimkan konfirmasi order beserta invoice agar kami dapat segera melakukan pembayaran deposit.

Apabila ada pertanyaan atau membutuhkan keterangan lebih lanjut mengenai Purchase Order ini, mohon untuk menghubungi Bapak Suwando di bagian Purchase Dept.

Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.

 

PT. CERDAS BERKARYA

PURCHASE DEPT.

 

Bp. Suwando

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Contoh Surat Keterangan Kerja di Perusahaan, Instansi, dan Kantor

Surat Keterangan Kerja adalah sebuah surat yang dibuat untuk dijadikan sebagai tanda bukti atau untuk sekedar memberikan penjelasan kepada orang, instansi, atau perusahaan tentang hal terkait saat seseorang bekerja pada suatu perusahaan atau instansi seperti kompetensi bidang, jabatan, perilaku kerja, maupun masa pengabdian.

Fungsi dari pembuatan Surat Keterangan Kerja adalah sebagai syarat umum ketika seorang karyawan berurusan dengan pihak ke-3 yang berurusan memeriksa tentang kebenaran pihak karyawan ini memang pernah atau masih bekerja di perusahaan yang disebutkan. Fungsi lain dari pembuatan Surat Keterangan Kerja adalah saat si pihak pembuat berkeinginan untuk mengajukan pinjaman, kredit, atau asuransi dan sebagainya. Atau bahkan hanya sebagai formalitas kelengkapan pribadi.

Pada dasarnya, cara pembuatan Surat Keterangan Kerja ini sederhana dan tidak jauh beda dengan format dari Surat Lamaran Kerja. Sama halnya dengan Surat Lamaran Kerja, Surat Keterangan Kerja juga memiliki peran penting saat dipergunakan untuk melakukan lamaran kerja di tempat baru. Oleh karena itu, faktor penulisan seperti format maupun kata-kata yang dipergunakan haruslah sesuai.

Jika sebelumnya Anda belum pernah sama sekali membuat Surat Keterangan Kerja atau dengan kata lain ini adalah pertama kalinya, maka beberapa referensi berikut ini dapat Anda jadikan acuan :

Contoh 1

=========================================================================================

Perihal : Surat Keterangan Kerja                                                Bandung, 10 Februari 2015

 

Yang bertanda tangan di bawah ini selaku Personalia PT. SEMENANJUNG HARAPAN INDONESIA, Tbk  yang beridentitas :

Nama : Sugeng Mariadi
Jabatan : HRD

Membenarkan bahwa :

Nama : Hariyanto Setiawan
Jabatan : Marketing

merupakan salah satu karyawan di PT. SEMENANJUNG HARAPAN INDONESIA, Tbk yang bekerja sejak 10 Maret 2012 hingga kini, serta telah menunjukkan prestasi melalui kinerja dan perilaku yang baik.
Demikian Surat Keterangan Kerja yang dapat saya berikan, semoga dapat dipergunakan untuk kepentingan selanjutanya.

Hormat Kami,

Personalia

=========================================================================================

Contoh 2

=========================================================================================

Dengan Hormat,

Yang bertanda-tangan di bawah ini :

Nama  : Sugeng Mariadi
Jabatan : HRD PT. SEMENANJUNG HARAPAN INDONESIA, Tbk

Dengan ini menerangkan bahwa :

Nama          : Hariyanto Setiawan
Jabatan        : Marketing

Adalah benar merupakan karyawan yang bekerja di PT. SEMENANJUNG HARAPAN INDONESIA, Tbk mulai dari tanggal 10 Maret 2012 hingga saat ini.
Demikian surat keterangan kerja ini dibuat agar dapat dipergunakan dengan semestinya, Atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

Bandung, 10 Februari 2015
Hormat Kami,

Hengki Kristianto

HRD

=========================================================================================

Contoh Surat Pemberitahuan Resmi

Surat Pemberitahuan Resmi adalah surat pemberitahuan yang keabsahannya secara hukum dapat dipertanggungjawabkan. Jenis surat ini bukan hanya dikeluarkan oleh pemerintah tapi juga dapat dikeluarkan oleh pihak swasta, seperti perusahaan, instansi, atau organisasi tertentu tentang pemberitahuan penerimaan pegawai (recruitment), atau surat pemberitahuan hasil (laba) usaha tahunan yang terkadang di umumkan kepada publik di media surat kabar.
Ciri-ciri dari surat pemberitahuan resmi yang benar adalah:
1. Memiliki kop (kepala) surat
2. Memiliki nomor pengarsipan
3. Harus ditanda-tangani dan di bubuhi stempel instansi, organisasi, atau perusahaan
4. Harus mencantumkan tanggal pembuatan dan tanggal batas berlakunya pemberitahuan
5. Surat asli di simpan di arsip instansi, organisasi, atau perusahaan. Surat yang ditempelkan atau dimediakan adalah salinannya.
Isi atau konten dari surat pemberitahuan resmi bisa tentang perihal apa saja, asalkan sifatnya berupa informasi atau pemberitahuan. Aturan mengenai bentuknya juga tidak ada yang baku dan formal, murni tergantung pada pembuatnya. Namun, biasanya demi kebutuhan pengarsipan, surat pemberitahuan yang akan diarsipkan harus memenuhi standar surat resmi.

Meskipun penggunaan surat kini sudah jarang digunakan dalam hal pribadi, karena sudah ada pesan singkat melalui ponsel. Namun untuk kegiatan yang bersifat formal, seperti sekolah, kerjasama bisnis antar perusahaan pastinya menggunakan surat resmi karena jika hanya menggunakan pesan singkat  akan dianggap tidak sopan dan tidak profesional. Jadi, penggunaan surat resmi lebih diutamakan dalam kegiatan atau aktivitas yang bersifat formal.
Suatu kondisi misalnya disaat kita harus membuat sebuah surat resmi ketika saat pihak organisasi suatu perusahaan ingin mengundang pertemuan atau rapat dengan beberapa perusahaan lain. Pastinya surat dengan topik tertentu ini akan sangat bermanfaat bagi si penerima surat tersebut untuk mengetahui dan memahami kegiatan apa yang ingin dilakukan. Serta melakukan pertimbangan apakah akan menerima pertemuan tersebut.
Berikut salah satu Contoh Surat Pemberitahuan Resmi:

=================================================================================================== PT. MENTARI TIMUR

Jln. Mayjen Panjaitan No.125 Surabaya

Telp: (031) 488xxx

——————————————————————————————————————————————————————-

No : 791/SU/XII/2014                                                                                             01 Desember 2014
Hal : pemberitahuan

Yth. Seluruh pelanggan PT. MENTARI TIMUR
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan tutup buku tahun 2014, kami mengundang para Rekanan PT. MENTARI TIMUR untuk ikut serta dalam acara Tahun baru bersama. Acara ini akan berlangsung pada hari Rabu 31 Desember 2014.
Adapun acaranya adalah sebagai berikut:
1. Laporan ketua pelaksana
2. Sambutan Presiden komisaris PT. MENTARI TIMUR
3. Sekilas tentang perkembangan produk PT. MENTARI TIMUR
4. Perkenalan produk terbaru
5. Hiburan dan pembagian Doorprize
6. Ramah tamah
Demikian, apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas silahkan hubungi kami di nomor (031) 488xxx atau e-mail: mentari_timur@yahoo.com

Hormat kami,

Timur Buwana

Direktur

======================================================================================

Seluk Beluk Letter of Intent (LOI) besrta Contohnya

Definisi Letter of Intent (LoI)

Letter of Intent adalah  suatu surat resmi dalam bisnis, secara hukum kedudukannya tidak mengikat bagi para pihak yang tersebut didalamnya, dibuat oleh seorang pemilik bisnis, pengusaha, atau perusahaan, untuk menyampaikan ketertarikan, keinginan, niat, minat, atau maksud bisnis secara serius, rinci, ringkas dan jelas, tindak lanjut serta transaksi apa yang akan dijalankan, dan kemampuan untuk melaksanakannya, kepada pemilik bisnis, pengusaha, atau perusahaan lain.

LOI pada dasarnya tidak dikenal dalam hukum konvensional di Indonesia.Namun pada prakteknya, khususnya di bidang komersial, LoI sering digunakan oleh pihak-pihak terkait.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dipahami bahwa LoI mencakup hal-hal sebagai berikut:

  1. LoI merupakan pendahuluan perikatan (landasan kepastian)
  2. Konten atau isi materi dari LoI hanya memuat hal-hal yang pokok-pokok saja
  3. LoI memiliki tenggang waktu, dengan kata lain hanya bersifat sementara,
  4. LoI biasanya tidak dibuat secara formal serta tidak mengisyaratkan kewajiban yang memaksa untuk dibuatnya kontrak atau perjanjian terperinci.

Kekuatan Hukum antara LoI dan Perjanjian

LOI adalah dokumen resmi bisnis yang pada dasrnya tidak mengikat secara hukum, dan tidak bisa diterapkan atau dipaksakan secara hukum. LOI bukan suatu persetujuan kontrak (contract agreement) yang kemudian mengikat para pihak dan memiliki kekuatan hukum. LOI hanya suatu dokumen resmi bisnis yang menyatakan adanya niat atau minat serius pengusaha untuk melaksanakan kegiatan usaha tertentu.

LOI menyerupai persetujuan kontrak tertulis, tapi biasanya tidak mengikat para pihak secara keseluruhan. Ketentuan dalam LOI yang kemudian mengikat antara lain; seperti persetujuan tak-mengungkapkan (non-disclosure agreement), persetujuan untuk bernegosiasi dengan maksud baik, atau perihal yang menjanjikan penyediaan hak eksklusif untuk bernegosiasi.

Pada dasarnya, LOI belumlah melahirkan suatu Hubungan Hukum karena LOI baru merupakan persetujuan prinsip yang kemudian dituangkan secara tertulis, artinya LOI yang diwujudkan secara tertulis baru menciptakan suatu awal yang kemudian menjadi landasan penyusunan dalam melakukan hubungan hukum/perjanjian.

Kekuatan mengikat dan memaksa LOI pada dasarnya sama halnya dengan perjanjian itu sendiri. Walaupun secara khusus tidak ada pengaturan yang baku tentang LOI dan materi muatan LOI itu diserahkan kepada para pihak yang berkaitan dengan pembuatannya.

Di samping itu, walaupun LOI merupakan perjanjian pendahuluan,bukan berarti LOI tersebut tidak mempunyai kekuatan mengikat dan memaksa bagi para pihak untuk mentaatinya dan/atau melaksanakannya.

Terkadang, suatu perjanjian diberi nama LOI. Artinya, penamaan dokumen tersebut tidak sesuai dengan isi atau konten dari dokumen tersebut. Sehingga LOI tersebut memiliki kekuatan hukum mengikat sebagaimana perjanjian.

Dalam hal suatu LOI telah dibuat secara sah, memenuhi syarat-syarat sahnya perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1320 KUHPerdata, maka kedudukan dan/atau keberlakuan LOI bagi para pihak dapat disamakan dengan sebuah undang-undang yang memiliki kekuatan mengikat dan memaksa. Tentu saja pengikat itu hanya menyangkut dan sebatas pada hal-hal pokok yang tercatat dalam LOI.

Berdasarkan hal tersebut diatas, bahwa LOI dapat mengikat para pihak, apabila content/isi dari LOI itu sendiri telah memenuhi unsur perjanjian sebagaimana telah diuraikan di atas, dan bukan sebagai pendahuluan sebelum membuat perjanjian, sebagaimana maksud pembuatan LOI sebenarnya.

Berikut Adalah Contoh dari LoI (Letter of Intent) :

7 Tips membuat Proposal Pengajuan Usaha beserta Contohnya

Saat membuat sebuah proposal usaha, Anda harus tahu siapa yang akan menjadi target tujuan pasar, mampu menjelaskan bisnis, mengapa lebih unggul dari para pesaing di industri yang berjenis sama, dan mengapa investor lebih tertarik untuk menitipkan uang mereka pada Anda. Kurang lebih hampir sama juga dengan perencanaan bisnis. Berikut ini adalah 7 tips yang diperlukan dalam membuat sebuah proposal usaha:

1.  Tulis secara jelas dan singkat

Pada saat menulis dalam proposal mengenai bisnis yang sedang Anda jalankan, biasanya Anda telah  memiliki kecenderungan untuk menunjukkan keahlian Anda dalam berbahasa dengan menggunakan suatu keistimewaan yang tidak umum. Anda harus menghindari hal tersebut dengan membuatnya menjadi lebih singkat dan straight to the purposes. Tentukan hal apa saja yang akan dibahas dan jelaskan dalam bahasa yang baik dan sederhana. Hal yang perlu diingat adalah, ketika orang membaca proposal Anda, maka sebenarnya mereka mungkin hanya tahu tentang sedikit atau bahkan sama sekali tidak tahu tentang apa yang sedang Anda ajukan. Dengan kondisi seperti itu, Anda harus bisa membuat mereka untuk membaca secara detail keseluruhannya. Mulailah dari bagian pembukaan yang jelas, sederhana, dan logis. Bagi ke dalam beberapa poin penting sehingga proposal usaha Anda mudah dipahami oleh orang tersebut.

2.  Buatlah argumen yang baik untuk kendala yang mungkin muncul

Pada dasarnya, sebuah proposal usaha yang baik adalah selayaknya sebuah brosur bisnis yang menyamar dan tidak disadari oleh konsumennya. Di dalamnya, Anda menjelaskan mengenai bisnis Anda, menjelaskan berbagai langkah terbaik untuk memajukan bisnis Anda, dan membuat diri Anda menarik bagi pembaca. Bagaimana melakukannya? Cara terbaik adalah dengan mengumpulkan berbagai fakta terbaik dan argumen yang sangat mendukung. Buat tema bisnis Anda menjadi lebih kuat dengan penjelasan yang jelas sehingga pembaca dapat menyusuri setiap halaman dan terarah pada satu kesimpulan yang masuk akal bagi mereka. Jangan lupa untuk menempatkan diri pada posisi pembaca. Pikirkan apa saja masalah yang mungkin muncul dan apa saja hal mendasar yang mungkin berseberangan dengan pendapat Anda. Dengan memperkirakan itu semua, Anda bisa menjadi lebih siap dalam mempresentasikan proposal Anda dan bisa lebih dipercaya.

3.  Tunjukkan kepribadian Anda

Seringkali kita melihat proposal kerjasama yang sangat baku dan umum, seolah yang menulis proposal usaha adalah robot pekerja yang sudah diprogram sedemikian rupa sehingga proposal yang dibuat sangat tidak kreatif. Dalam menuyusun proposal, biarkanlah kepribadian Anda ikut menulis. Biarkan pembaca melihat siapa Anda sebenarnya. Tularkan atusiasme Anda pada proposal usaha Anda sehingga pembaca bisa semakin yakin dengan proposal usaha yang telah Anda buat.

4.  Gunakan gambar secara cerdas

Penggunaan gambar pada proposal memang sangat dibutuhkan agar proposal tidak terlihat membosankan. Namun, jangan sampai Anda menggunakan gambar berlebihan atau bahkan salah. Penggunaan gambar memang mampu membantu Anda untuk menyampaikan ide, ‘menghidupkan’ proposal usaha Anda dan memungkinkan pembaca untuk lebih tertarik dengan proposal Anda. Pastikan saja gambar-gambar yang Anda gunakan tersebut bisa membantu Anda dalam menjelaskan ide Anda, bukan mengganggu pembaca.

5.  Jangan terlalu menjual

Hindari penggunaan kalimat hiperbola. Penggunaan kalimat hiperbola bisa membuat proposal Anda menjadi sulit dimengerti dan membuat hilangnya kredibilitas. Setelah pembaca berpikir Anda tidak tepat membidik mereka, mereka mungkin mempertanyakan kebeneran dari segala sesuatu dalam proposal itu, dan apa tujuannya.

6.  Hindari copy paste dan kesalahan pengetikan

Dalam membuat proposal usaha milik Anda sendiri, Anda tidak bisa langsung mengcopy dan paste bagian atau keseluruhan dari proposal usaha milik orang lain. Namun Anda tetap bisa menggunakan proposal milik orang lain sebagai referensi dan memperhatikan bagian-bagian yang Anda sukai dari proposal tersebut. Sehingga Anda bisa mencoba berbagai penempatan dan penggunaan frase yang cukup  persuasif yang nantinya akan berhasil menarik perhatian pembaca. Proposal dikatakan baik tentunya jika tidak terdapat kesalahan dalam pengetikannya dan tentunya memuat banyak fakta dan data yang valid. Penggunaan data valid dan fakta akan semakin membuat pembaca menjadi yakin dengan apa yang Anda tuliskan.

7.  Selalu jaga agar pembaca tetap sadar pada tujuan utama dari proposal

Sebuah proposal adalah salah satu dari media pemasaran, maka dengan demikian jangan biarkan proposal usaha kehilangan fungsi utamanya. Jika Anda berhasil membuat pembaca terpukau dengan tulisandan  gambar yang digunakan serta segala argumen yang Anda sampaikan di dalamnya , maka arahkan pembaca untuk mulai memasuki tahapan diskusi perihal harga.

Jika Anda telah berhasil menyelesaikan proposal usaha dengan baik, maka Anda dapat melampirkannya pada website bisnis. Dengan begitu maka proposal tersebut dapat menjangkau pembaca dengan skala yang lebih luas, dan anda tidak perlu direpotkan dengan pergi ke berbagai daerah yang jauh hanya untuk memberikan proposal tersebut.

 

Berikut ini adalah beberapa contoh proposal usaha :

CONTOH PROPOSAL USAHA